実はあまり浸透してない？在宅ワークの課題と解決策について

在宅ワークは、時間や場所を自分で選んで働けるメリットや通勤時間が省ける点など、多くのメリットがあります。しかし、一方でデメリットとなる面があることを忘れてはいけません。

時間を自分で調整できる反面、作業時間が夜遅くなってしまう、もしくは徹夜になる可能性もあります。終電やオフィスの閉室時間などが無い分、いつまでも作業ができてしまうのです。

また、自宅に仕事をする環境が整っていない場合、パソコンやプリンター、Wi-Fi環境など、初期費用としてかかってしまいます。さらに、顔を合わせて仕事をしていない点もリアルタイムなコミュニケーションを上司や同僚、クライアントとしにくい場面もあります。時間管理ももちろんですが会社としての勤怠の管理や心理的・肉体的な健康管理も自己管理をすることになります。

このようなデメリットを理解した上で、メリットを十分に活かして在宅で働けることがテレワーク化には望ましいのです。

実際、テレワークの導入を検討した企業が、課題が多過ぎてテレワークに移行できなかった例があります。具体的に企業はどのような課題を抱えているのでしょうか。

在宅ワークをする部署としない部署の間で不満が出る

企業の中でも、部署によってテレワークに適した部署とそうでない部署が存在します。そのような中で、社内でも格差ができ不満につながってしまう場合もあります。社内トラブルが起きないように、十分にテレワーク化の計画を立てることも重要です。

在宅ワークに適した仕事がない

そもそも、業種によっては在宅ワークができないお仕事もあります。接客業や医療・保育現場などオンライン化ができない業種や職種は難しいです。

しかし、その業務の中に部分的にテレワークができる仕事はないか検討する余地はあるでしょう。

生産性が下がる

在宅ワークでは従業員は一人で黙々と仕事をすることになります。会社の上司や同僚の目がない中、全社員が集中力を持続できるとは限りません。通勤がなくなり、作業効率があがる社員もいるでしょうが、仕事のオン・オフの切り替えが苦手な人は、つい集中力が途切れてしまい結果的に生産性が下がる場合もあります。このような対策としては、徹底した社内のコミュニケーションや勤怠管理が必要となってきます。

人事評価をしづらい

日頃の仕事ぶりを、同じオフィスで作業中に横目で伺うことができません。従来の人事評価では評価しづらい部分も少なくないでしょう。このような場合、人事評価の項目を再検討する必要が出てきます。企業はこの点を前向きに捉えてテレワークの環境を整えることも必要なのかもしれません。

セキュリティ対策が追い付かない

在宅ワークでは社員がそれぞれパソコンや書類を持ち運び、オフィスや自宅、コワーキングスペース（テレワークオフィス）に行き来します。その際、どんなトラブルが起こるかわかりません。従来のオフィスでのセキュリティ管理とは環境が違うので、在宅ワークの特徴を見越した対策が必要となってきます。情報漏洩やウィルス対策、不正アクセスなどを守るためのセキュリティ対策が追いつかず在宅ワークへの移行を諦めた企業も存在します。

パソコンやタブレットの貸与にコストがかかる

社員のテレワークの環境を整えるにあたり、パソコンやタブレットの貸与に初期費用がかかってしまいます。オフィスにいれば、同じパソコンを複数人の社員で交代して使用できますが、テレワークになると、社員一人一人がパソコンやタブレットを持つ必要があるのです。この費用をかけられるか否かで、テレワークに移行できるかどうかの差が生まれています。このような点が課題となっている企業も少なくありません。

自宅のインターネット環境に差がある

テレワークになると、インターネット環境は必須です。しかし、インターネット環境も様々で、安い契約のインターネット回線ではビデオ会議中に映像が止まってしまうなど、自分も相手もストレスに感じる場面も出てくるでしょう。そもそもインターネット回線が自宅にない社員には、会社が整備しなくてはなりません。

勤怠管理が難しい

社員が自宅等でテレワークをするとなると、業務開始時間と業務終了時間を明確に把握することが難しいです。勤怠管理システムを導入したところで、課題は解決しそうですが、実際に業務開始ステータスになっていたとしても本当に仕事をしているのか、休憩しているのか、勤怠の管理が難しく課題になってます。

ペーパーレス化できない仕事が残っている

世の中は少しずつペーパーレスになりつつありますが、現状ペーパーレスにできない仕事も残っています。

経費精算もクラウド化できるソフトやアプリケーションがありますし、電子契約サービスも浸透しつつあり押印や署名も電子化していますが、定期借地契約や投資信託契約の約款など、まだ法的に紙媒体の契約書による締結・交付・保管が義務付けられているものがあり、完全にペーパーレス化できない分野は存在しているのです。

コミュニケーションが取りづらい

オフィスで雑談の中から仕事が生まれたり、休憩時間で親睦が生まれたりるように、従来のコミュニケーションはテレワークでは難しいです。うまくコミュニケーションツールを活用して、社内コミュニケーションをはかれる環境を設定する必要があります。

情報共有が難しい

昔ながらの「朝礼」スタイルで情報共有しているような会社や仕事の引き継ぎを書類を見ながら対面で行う職業は、やはり情報共有がオンライン上では難しいようです。必要なクラウドサービスを導入することで、テレワークの環境下でも情報共有をすることができるのですが、そこもまた課題となっているのが現実です。

従業員の健康が損なわれる

テレワークを実施してくと、メリットとしては通勤時間が削減される一方で歩く割合、立ち上がる回数などが一気に減ってしまいます。また、食事も一人で取ることが多くなりがちです。事業主は従業員の健康管理も気にしていく必要があります。身体的不調もそうですが、一人暮らしでコロナ禍で外出も制限されているような状況下の従業員などは特にメンタル不調にも注意していくことが大切です。

ではテレワークに移行するにあたり課題は山積みかもしれませんが、解決方法もありますのでご紹介していきます。

シフト制で在宅ワークに取り組む

まずは、出社する人と在宅の人を組み合わせて、シフトでテレワークを実施するスタイルを導入してみることで、在宅ワークを取り入れやすくなります。できるところから少しずつテレワーク化していきましょう。プロジェクトごとにチームを組んで業務を進める方法も有効です。現状の社内ルールなどを見直しながら、新しいルールを生み出して、テレワーク環境を徐々に取り入れていけることでしょう。

コミュニケーションツールを取り入れる

社内コミュニケーションに有効なツールとして有名なものが以下の３つです。

・slack…タスクごとに管理ができるので、プロジェクトごとに仕事をするスタイルを導入したら非常に使いやすいです。＃（ハッシュタグ）や＠（アットマーク）を有効に使い分けて、滞りなく通知ができる点も良い点です。

・chatwork…日本の会社が提供するコミュニケーションツールのため、安心と信頼が高い点から使用している企業も多いです。

・Microsoft Teams…オフィスワーク時代からMicrosoftを使用している企業は特に使い勝手が良いツールです。

いずでもビジネスメールで必要な、宛先や挨拶文を省略できる点が、円滑なコミュニケーションを生み出せると好評です。

外部コンサルティング会社にアドバイスしてもらう

自社の知識やノウハウだけではテレワーク化が難しい場合は、外部のコンサルティング会社に頼ってアドバイスを受けると、効率的にテレワークを導入していけるでしょう。しかし経費もかかるので、経営と相談しなければならない会社は要検討です。

普段からオンライン会議に慣れておく

新型コロナウィルス感染症をきっかけに、オンライン会議ツールが一気に普及しました。2020年以降、仕事で使用しなくても、研修やイベント等を含めると、利用した経験がない人はいないのではないでしょうか。社内会議も、このオンライン会議ツールを使用していけば、実際にテレワークになった際にもスムーズに移行できます。まずは使い方に慣れておくことが大切です。

社内イントラネットを活用する

すでに社内イントラネットが構築されている場合、こちらを有効活用しない手はないです。社内文書や閲覧履歴などの管理が容易になります。セキュリティ対策はしつつも、アクセス制限などを調整して、テレワーク化しても使用できるよう活用していくと良いでしょう。