リモートワーク中のコミュニケーション、どうしていますか？ 課題解決に役立つツールや対策法などを徹底解説します。

コロナ禍においてリモートワークを導入する企業が増え、通勤時間の削減や業務の効率化など「働き方改革」へも有効なメリットが注目されています。一方で、対面で話す機会が減ることによるコミュニケーション不足が問題になるケースもあります。リモートワークが長期化するにつれ浮かび上がってきた3つの課題を知っておきましょう。

面と向かって話せない

社内に同僚や先輩がいるオフィス勤務では、いつでも対面で話すことが可能でした。例えば、仕事の合い間に困りごとを相談したり、気分転換に雑談をしたり、お昼休みにはランチに行って仕事以外の話をしたりと、直接的な交流を重ねることでスタッフ同士の仲が深まります。適切なコミュニケーションは、「チームメンバーと一緒に仕事をする」という意識を高め、業務全体が円滑に進む、良い効果を生み出していました。

しかし、リモートワークでは、スタッフ同士が面と向かって話す機会が大幅に減少し、PCを通じたコミュニケーションが主となります。デスクを並べていれば、同僚が仕事に一区切りついた様子なども伺え、声をかけやすいのですが、遠隔地にいる相手と話すには、「メール・チャットを打つ」「ビデオ通話を申し込む」といったアクションが必要となります。

「相手が忙しいタイミングだったら悪い」「メールで報告するほどのことでもないかもしれない」と心理的なハードルが上がり、結果的に気軽なやりとりがしにくくなったと感じる人もいるでしょう。直接話す機会が減ることで、コミュニケーションにすれ違いが生まれやすいという点も、リモートワークの課題といえます。

孤独を感じやすい

テレワークによるコミュニケーション不足から、孤独を感じる人もいます。在宅での作業は人と話す機会が減るため、特に1人暮らしなどの単身者は孤独を感じやすいでしょう。

厚生労働省が調査・発出している「これからのテレワークでの働き方に関する検討会」や「テレワークにおけるメンタルヘルス対策のための手引き」では、

・コミュニケーション不足が孤立感・孤独感を招くこと
・リモートワークには通常のオフィス勤務とは異なるストレス要因が存在する
・業務上の不安や孤独感がメンタルヘルスに影響する恐れがある
・リモートワークによる帰属意識の低下が生産性悪化の理由となり得る　などのリスクが指摘されています。

また、自宅でのリモートワークは心身の不調があっても変化に気づきにくく、知らず知らずのうちに重症化するリスクも懸念されます。

モチベーションを保てない

業務上のコミュニケーション不足は、モチベーションの低下にもつながります。業務中の何気ない雑談やメンバー同士の交流は、仕事にメリハリをつけることになり、リフレッシュや集中力アップにプラスだったという人も多いのではないでしょうか。

また、チームで力を合わせて行うような業務やいろいろな人の意見を聞いてアイデアを得ることが得意だという人にとっては、1人で黙々と作業することが多いリモートワークではやりがいを見出しにくいと感じるかもしれません。

リモートワークには、一体感を感じられる仕組みづくりや正しく評価されていると感じられる体制が整備されていないと、モチベーションの低下から生産性の悪化や離職率の上昇にもつながるでしょう。

社会的なコミュニケーション不足が常態化すると、心身ともに悪影響を受けてしまう恐れがあります。コミュニケーション不足を解消する方法を、3つご紹介します。

コミュニケーションツールを活用する

リモートワークでは、1人で黙々とパソコン作業をするというケースが多いのではないでしょうか。業務のスタートと納品時にのみやりとりをするスタイルでは、スタッフ同士のコミュニケーションが減り、帰属意識の低下からモチベーションの低下、生産性の悪化を招いてしまいます。

コミュニケーションが減ってきたと感じたら、オンラインで交流ができるコミュニケーションツールを活用するとよいでしょう。例えば、オンライン会議ツールとして多くの人が利用しているZoomやGoogle Meet、meet inなど、ビデオ通話を活用して顔を見ながら話すとコミュニケーションの質が上がり、満足度も高いものとなるでしょう。

いつもはチャットやメッセージで業務連絡や質問などをしていたとしたら、オンラインミーティングの機会を増やすのがおすすめです。

オンラインでは雑談を交えたコミュニケーションを取る

オンライン会議やミーティングなどで話す際は、雑談を交えてコミュニケーションを取ることが大切です。雑談がなくても仕事をすることはできますが、「雑談」により仕事のパフォーマンスが上がったり、従業員の満足度が上がったりとプラスの効果が得られるでしょう。

また、フランクなコミュニケーションでスタッフ同士の人となりを知ることができると、仕事上のやりとりでも理解力や共感力の面でプラスになり、行き違いや解釈の齟齬といったトラブルの防止につながります。普段オフィスで何気なく行われている雑談ですが、オンライン会議のスタート時や会議後、個別ミーティング、朝礼時など積極的に雑談の時間をつくり、実践していくとよいでしょう。

チャットツールなどでは絵文字や顔文字を使用する

テレワークでは、メールやビジネスチャットを利用してやりとりしているケースが多いでしょう。テキストコミュニケーションは、送り手にそのつもりがなくても、「事務的」「冷たい」といったマイナスの印象が強く伝わってしまうことがあります。

社内のスタッフや気心の知れたクライアントへのメッセージなら、文章に絵文字や顔文字を添えて送ると親しみが感じられ、言葉のニュアンスも正確に伝わるのでおすすめです。例えば、「修正しておいてください。」と「修正よろしく（＾＾；）」では、どうでしょうか。後者の方が、「手間をかけてすみません」「次からもよろしくお願いします」といった感情が読み取れるのではないでしょうか。

質問や回答へ適度に絵文字や顔文字を使うことで、メッセージの文章だけでは伝えられない感情を乗せることができます。リーダー的存在のメンバーが絵文字を添えて発信すると、メンバールールとして定着しやすいので、ぜひ取り入れてみましょう。

リモートワークでは、ミーティングや会議などもオンラインで実施する機会が増えます。オンライン会議は急速に普及したスタイルなので、マナーやルールが明文化されていない組織も多いのではないでしょうか。より良いオンライン会議にするにはどうしたらよいのか、3つのコツをお伝えします。

会議ではビデオをオンにする

オンライン会議では、ビデオをオンにしましょう。リモートでの会議やミーティングは対面で行うときと異なり、実際に参加者がそばにいるわけではありません。話す人や聞いている人の感情や雰囲気が伝わりづらいため、より意識してコミュニケーションを取る必要があります。

そこで役立てたいのが、ビデオ機能です。チームや組織、議題によってはビデオ映像をオフにして参加しても問題ないケースもありますが、音声のみのやりとりでは相手の表情が見えないのでニュアンスが伝わりづらく、コミュニケーションにすれ違いが生まれるリスクがあります。

オンライン会議に実施する際は、自分の表情や相手の表情を読み取ってコミュニケーションをスムーズにするためにも、ビデオ機能の活用をルール化するとよいでしょう。

自分から積極的に発言する

オンライン会議では、何事も積極的に発言をすることを心がけるとよいでしょう。参加メンバーにもよりますが、会議となると誰か1人が発言し、ミーティングを進行していくことが多くあります。

対面でのミーティングであれば、気軽に発言できていたことも、オンライン会議では1人だけが発言したことで報告が完了し、他のメンバーが話すことなく会議が終了してしまうケースも起こり得ます。活発なコミュニケーションを実現するためにも、メンバー全員が発言できる環境づくりが大切です。

会をより充実したものにするためには、自分から積極的に発言したり、話していないメンバーがいたら話を振ってみたりと、「全員参加」を意識しながらミーティングに参加すると、より良いコミュニケーションが生まれます。ミーティングの雰囲気に合わせて、意見交換しやすくなるようなコミュニケーションの取り方を心がけていくことがポイントです。

いつもより大きくリアクションを取る

オンライン会議は対面での会議と違い、相手の表情や雰囲気がつかみにくいことが難点です。この問題をカバーするためには、オンライン会議に参加したら、いつもより大きなリアクションを取るとよいでしょう。

自分が発言する会議の場合、参加したメンバーからリアクションが全くなかったら、話の内容が相手にきちんと伝わっているのか不安になりますよね。「あなたの話を聞いていますよ」「話の内容を理解・把握していますよ」ということを示すためにも、リアクションはいつもより大きく取ることをおすすめします。

リモートワークでスムーズにコミュニケーションを取るためには、さまざまな要素を配慮する必要があります。オンラインツールを使ってコミュニケーションを取る企業も多く、ここ数年でいろいろなツールが出てきました。コミュニケーションをより円滑にしたいという組織におすすめのオンラインツールを3タイプご紹介します。

オンライン会議ツール

「オンライン会議ツール」はその名の通り、オンライン会議を行うためのツールです。オンライン会議ツールを導入するメリットとして、まずはインターネットがあればどこからでも顔を見ながら会議ができる点が挙げられます。また、オンライン会議は会議室やレンタルスペースなどの場所を必要とせず、参加者の出張や交通費なども必要ないため、企業にとってはコスト的に大きなメリットとなります。

さまざまなツールがありますが、ZoomやGoogle Meet、meet inなどが広く知られています。いずれも「オンライン会議ができる」という基本機能を備えていますが、Zoomは100人までかつ40分間以内の使用であれば、無料で使うことができます。40分を越えて利用したい場合は有料プランの契約が必要なので、使用用途によってプランを選択するとよいでしょう。

Google Meetは無料プランの場合でも、人数や時間による制限はありません。しかし、有料プランでは会議の録画ファイルがGoogleドライブに保存できたり、ノイズキャンセルの機能があったり、さまざまなオプションがつきます。

その他にも、SkypeやMicrosoft Teams、Cisco Webexなど、さまざまな企業がオンライン会議システムのサービスを提供しています。付帯機能や料金プランなどを比較検討し、自社に合ったツールを選びましょう。

ビジネスチャットツール

「ビジネスチャットツール」は、オンライン上でメッセージのやりとりや会話ができるツールです。チャットはスマートフォンからもアクセスしやすく、メールより手軽にメッセージや用件を送ることができる点が大きなメリットです。多くの企業が導入しており、ここ数年で、一気にポピュラーになったオンラインツールといえるでしょう。

サービスによって、画像や動画を送信できたり、オンラインビデオ機能があったりと、さまざまな機能が搭載されているチャットツールが存在します。2011年にリリースされたChatworkや2014年に正式サービスを開始したSlackなどが有名です。

Chatworkは、34万社以上の企業が導入しているビジネスチャットツールです。中小企業を中心に人気を集め、今では官公庁や大企業でも導入されるサービスへと成長しました。チャットのみならず、ビデオ・音声通話、タスク管理やファイル管理など、仕事を進めるのに便利な機能が多数搭載されています。

Slackは、案件や業務ごとにチャンネルを作成することで、より業務を細分化させたり、資料を一元化したりと、ほしい情報へ簡単にアクセスできる点が特徴的です。ビジネスのやりとりは堅いものとなりがちですが、テキスト装飾や絵文字機能などがあるので、より親しみやすいコミュニケーションを取ることができます。

他に、Microsoft TeamsやLINE WORKS、LumAppsなどがあります。無料プランがあるツールも多いので、実際に利用してみて使用感を比較検討するのがおすすめです。

バーチャルオフィスツール

「バーチャルオフィスツール」は、リモートワークをしながら、疑似的に同じオフィスで働いているかのように感じさせる機能を持ったツールのことを指します。oViceやNeWork、FAMofficeなど、国内企業が開発したツールを中心にさまざまなシステムが注目されてします。

スタッフをアバターとして仮想空間に配置し、「作業中」「休憩中」などのステータスを設定できたり、面識のないメンバーをランダムに組んで交流タイムを設けたり、画面共有機能で相手が指し示すポインタを目で追うことができたりと、オフィスで勤務しているような感覚になれる機能がさまざまに工夫されています。

気軽なコミュニケーションが促されるつくりのバーチャルオフィスツールを導入すれば、仕事仲間とつながっている実感を得ることができるでしょう。

リモートワークは、業務効率化やコスト削減にメリットのある働き方ですが、コミュニケーション不足が懸念されることもあります。コミュニケーション不足が続くと、「スタッフにすれ違いが生まれやすい」「孤独を感じやすい」など、さまざまなリスクが生じ、ときには心身の健康を害することもあります。

オンライン会議では積極的に発言したり、いつもより大きくリアクションを取ったり、相手とのコミュニケーションがスムーズになるようなやりとりを心がけていきましょう。ビジネスチャットやバーチャルオフィスツールなど、コミュニケーションに役立つサービスが多数提供されているので、自社に適したサービスを導入して、コミュニケーションの活性化を図ってはいかがでしょうか。